Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Fluo Group Oy:n henkilötietojen käsittelyä. Käsittelyn

kohteena ovat asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme tiedot. Käsittelemme henkilötietoja

palveluidemme mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja markkinointiin. Fluo Groupin muodostavat

Ekokuljetus, Ekoman, Finells Transport, FL Pipe, Itä-Suomen Murskauskeskus ja Keskinen

Recycling.

‍

1.1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

‍

Fluo Group Oy

Mäkilehdontie 6

67600 Kokkola

Y-tunnus: 3144156-2

‍

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Petri Aaltonen, petri.aaltonen@fluo.fi

‍

1.2 Selosteessa kerromme

‍

1) Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

2) Kenen tietoja käsittelemme

3) Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää

4) Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme

5) Kuinka kauan säilytämme tiedot

6) Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin

7) Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot

‍

1.3 Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin keräämme niitä

‍

Fluon keräämät henkilötiedot voidaan jaotelle seuraavasti:

‍

- Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot kuten nimi, osoite,

puhelinnumero, sähköpostiosoite.

- Työtehtävää kuvaavat tiedot: nimike, tehtävänkuvaus tai vastuualue

- Verkkosivujemme käyttöön liittyvät tiedot: eväste, ip-osoite, laitetunniste ja

asiakastunniste.

- Työhakemuksiin ja rekrytointiin liittyvät tiedot kuten nimi, osoite, muut

yhteystiedot, syntymäaika, henkilöä kiinnostavan työn yksilöintitiedot

työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten koulutustiedot,

työkokemus, kielitaito, osaaminen, palkkatoivomus haastatteluun, mahdolliset

muut työnhakijan itsensä antamat tiedot, kuten henkilötunnus, luottamustoimet tai

henkilön kuva, keneltä tieto työmahdollisuudesta on saatu sekä hakemuksen

käsittelyyn ja tilanteeseen liittyviä tietoja.

- Yritysasiakkailta saadut yrityssidonnaiset ja -johdannaiset henkilötiedot.

‍

Henkilötiedot, jotka keräämme suoraan rekisteröidyltä

‍

Keräämme tiedot pääosin suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakaspalvelutilanteessa

tai asiakas luovuttaa ne itse verkkolomakkeen, (mahdollisen chatin) tai sähköpostin

välityksellä. Näitä tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai

tuottamiseksi asiakkaalle. Myös verkkosivujen kävijäanalytiikan tiedot muodostuvat

rekisteröidyn toimista verkkosivuilla vierailun aikana.

‍

Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta

‍

Kolmansilta osapuolilta keräämme tietoja jätealan erityissääntelyn mukaisesti.

Yhteisöasiakkaita koskien keräämme tietoja myös muista julkisista lähteistä kuten

yritysrekisterit esimerkiksi YTJ ja PRH:n kaupparekisteri sopimuksen allekirjoittajan

nimenkirjoitusoikeuden varmentamiseksi tarvittaessa.

‍

Kuljetustoiminnan asiakasrekisterit sisältävät:

‍

Yhteystiedot

• nimi

• osoite + koordinaatit

• (sähköposti)

• puhelinnumero

• laskutusosoite

‍

Asiakastiedot

• tiedot sovituista tuotteista / palveluista

Itä-Suomen murskauskeskuksen osalta:

• luottotiedot

‍

1.4 Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää

‍

Rekisteröidyllä on oikeuksia koskien Fluon hallussa olevia henkilötietoja. Tavanomaisissa

asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa, toimitusten

tilannetiedusteluissa sekä laskutustiedusteluissa, voi ottaa yhteyttä Fluo Group Oy:n

vastuutahoihin (Yhteystiedot -sivulla). Laajemmissa tietopyynnöissä voi ottaa yhteyttä

tietosuojavastaavaan. Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa

maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa,

pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion

etukäteen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

‍

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

‍

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta

tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden

henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.

‍

b) Oikeus tietojen oikaisemiseen

‍

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

‍

c) Oikeus tietojen poistamiseen

‍

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan

tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

‍

- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta

- Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta

perustetta

‍

d) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

‍

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18

artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen

paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.

‍

e) Vastustamisoikeus

‍

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä

oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.

‍

f) Oikeus tietojen siirrettävyyteen

‍

Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa

muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai

suostumukseen perusten. Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske

yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa

käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö

on.

‍

g) Oikeus peruuttaa suostumus

‍

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta

ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu

suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota

palveluita.

‍

h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

‍

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee

henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.

‍

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi tulee ottaa yhteyttä Fluon vastuuhenkilöön.

‍

1.5 Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme

‍

Fluo käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteet. Tietoja

ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Käsittelymme oikeusperusteita ovat:

‍

Sopimukseen täytäntöön paneminen

‍

Sopimusten käsittely ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen on henkilötietojen käsittelyn

oikeusperuste. Käsittelemme henkilötietoja meiltä tilatun palvelun tuottamiseksi, siltä

osin kuin on tarpeellista.

‍

Lakisääteinen velvoite

‍

Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella

käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä ovat:

‍

- Kirjanpitolainsäädäntö, laki työterveyshuollon järjestämisestä, vuosilomalaki sekä

verottajan ja viranomaisten ohjeet palkkahallinnon järjestämisestä ja kirjanpidosta

- Jätelaki, jätteensiirtoasetus, ympäristölupalaki, ympäristönsuojelulaki,

kaatopaikkalaki, ympäristönsuojeluasetuksen liite I.

‍

Suostumus

‍

Verkkosivujemme kehittämiseksi kerätään analytiikkatietoa sivujen käytöstä

perustuen suostumukseen. Annat suostumuksesi hyväksymällä evästeet sivustolle

saapuessasi.

‍

Markkinointitarkoituksessa kerätyn tiedon osalta rekisteröidyiltä kerätään suostumus,

jonka voi peruuttaa milloin tahansa.

‍

Oikeutettu etu

‍

Käytämme käsittelyperusteena oikeutettua etua pääasiassa hallinnollisten

toteuttamistapojen valintaan esimerkiksi tietojenkäsittelyyn liittyvien ohjelmistojen

valitsemisen osalta ja miten säilytämme tietoja.

‍

1.6 Kuinka kauan säilytämme tiedot

‍

Henkilötietoja säilytetään vain sopimussuhteen ajan ja vuoden sopimuksen päättymisestä

mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä, kuten

kirjanpitolaki, toisin vaadita.

‍

Lait ja säädökset asettavat tiettyjä määräyksiä henkilötietoja sisältävän materiaalin säilyttämiseen

ja käyttöön, mikä vaikuttaa tietojen säilytysaikoihin. Loput säilytysajat määritellään rekisterinpitäjän

käsittelytoimien selosteella.

‍

1.7 Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin

‍

Henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan järjestelmäylläpitoon ja pilvipalvleuihin

liittyen. Tällaisia toimittajia ovat esimerkiksi Microsoft ja Google. Henkilötietojen siirto tapahtuu EU-

US tietosuojakehyksen perusteella, jolla on Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva

lausunto ja johon kyseiset toimittajat ovat sertifioituneet.

‍

Toimittajat ovat lisäksi sitoutuneet sopimuksilla olemaan käyttämättä henkilötietojamme mihinkään

heidän omiin tarkoituksiin tai käyttämään niitä esimerkiksi omien tuotteiden tai palveluiden

markkinointiin.

‍

1.8 Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot

‍

Olennaisin riski järjestelmään liittyen on rekisteröityjen itsensä luovuttama tieto. Fluo

ei säännönmukaisesti kerää esimerkiksi henkilökohtaiseen yksityiselämään kuuluvia

tietoja.

‍

Tämä ei nykyisellä suojaustasolla aiheuta riskejä rekisteröidyn oikeuksille tai

vapauksille, mutta rekisteröidyn on syytä olla tietoinen tästä.

‍

Rekisteröityjen tietoihin ei ole tunnistettu kohdentuvan merkittäviä riskejä pois lukien

rekrytointiin liittyvän henkilötiedon käsittelyn vaatima huolellisuus ja tietojen siirron

sekä tallennuksen tekninen turvallisuus. Henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä

huolehditaan ja palvelut tuotetaan luottamuksellisesti.

‍

Rekisteröityjen on kuitenkin hyvä huomioida, ettei rekisterinpitäjä pysty ennakolta

arvioimaan heidän itsensä toimittamien tietojen sisältöä ja siten suorittaa erityisiä

suojaustoimia.

‍

Edellä mainitut riskit eivät nykyisellä suojaustasolla aiheuta riskejä rekisteröidyn

oikeuksille tai vapauksille, mutta rekisteröidyn on syytä olla tietoinen näistä.

‍

Fluon turvallisuustoimen päämääränä on turvata tietojen ja tietojärjestelmien

saatavuus, varmistaa niiden luottamuksellisuus, varmistaa tietojen eheys sekä

minimoida mahdollisista poikkeamista aiheutuvat vahingot. Suojaustoimet perustuvat

toiminnasta tehtyyn riskiarvioon ja ne suhteutetaan suojeltavan kohteen ja siihen

kohdistuvien riskien hallitsemiseksi. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa

huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.

‍

Toimenpiteitä tietoturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi ovat:

‍

Tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä lisäävillä toimilla pyritään varmistamaan

merkityksellisen tiedon saatavilla olo silloin kun sitä tarvitaan. Tällaisia toimia ovat

järjestelmien toiminnan varmistaminen, varmuuskopioinnit ja tiedon oikea arkistointi.

‍

Tietojen eheyttä pyritään turvaamaan järjestelmien tarkistusten ja valvonnan kautta.

Turvatoimien ja ohjeistuksen tavoitteena on ehkäistä virheitä ja laiminlyöntejä tietojen

käsittelyssä. Tarkastelemme ja päivitämme tietosuojapolitiikkamme säännöllisesti

osana liiketoiminnan kehitystä ja huomioimme mahdolliset

‍

Tietojen luottamuksellisuus pyritään varmistamaan organisatorisilla ja teknisillä

keinoilla. Organisatorisina keinoina toimivat mm. salassapitosopimukset, määritellyt

toimintaprosessit, ohjeistukset ja henkilöstön koulutus. Teknisiä keinoja ovat mm.

virus- ja haittaohjelmasuodatuksen toteutus, tietoliikenteen salaus, vahva

tunnistaminen, tietoverkon ja päätelaitteiden suojaus sekä salaus, tilojen lukitukset ja

valvonta.

‍

1.9 Verkkosivustot ja evästeet

‍

Sivustollamme käytetään evästeitä seuraaviin tarkoituksiin:

• Kävijätilastointia varten (Google Analytics, jne.)

• Käyttäjien valitsemien asetusten tallentamiseksi (kuten kielivalinnat)

• Chat -palvelun toiminnan vuoksi

‍

Kävijätilastoinnin osalta kerätään tietoja käyttäjän päätelaitteesta, verkko-osoitteesta

(IP-osoite) ja käytetyistä ohjelmistoista sekä niiden versioista. Näiden tietojen avulla

voimme yksilöidä ja laskea sivustollamme vierailevat eri käyttäjät ja millaista tietoa

sivuilta haetaan sekä miten sivuston palveluita käytetään. Tarkoituksena on tilastoida

anonyymisti sivun kävijämääriä esimerkiksi markkinointikampanjoiden

vaikuttavuustutkimuksissa. Samalla opimme, mitä tietoa sivustoltamme useimmiten

haetaan, ja voimme sen tiedon avulla kehittää sivuston rakennetta sellaiseksi, että

käyttäjät löytävät helposti etsimänsä.

‍

Käyttäjän valitsemien asetusten osalta evästeisiin tallennetaan tieto esimerkiksi siitä,

millä kielellä käyttäjä haluaa sivustoa käyttää. Samaan evästeeseen voi käyttäjä

halutessaan tallentaa sivustolla käytettäviä muitakin valintoja. Näin käyttäjän tullessa

seuraavan kerran sivustolle, on esimerkiksi sivuston kieli heti oikea.

‍

Säilytämme informaatiota 36 kuukautta.

‍

Verkkopalveluissamme voi olla käytössä ns. yhteisöliitännäisiä toimintoja, kuten

Facebookin inforuutuja, joiden sisältö tulee suoraan Facebookista.

‍

Mainostajat ja kolmannet osapuolet, kuten esimerkiksi Google, voivat kerätä tietoja ja

kohdentaa mainontaa verkkosivustoltamme kerätyn evästetiedon perusteella. Emme

kuitenkaan luovuta mitään sivuston kautta meille lähettämiäsi tietoja kenellekään

kolmannelle osapuolelle.

‍

Voit poistaa selaimesi tallentamat evästeet selaimen asetuksista. Mikäli et halua

käyttää evästeitä, et välttämättä voi täysin hyödyntää verkkosivujen ominaisuuksia,

mutta se ei kuitenkaan estä mitään palveluidemme käyttöä kokonaan.

‍

1.10 Valvontaviranomaisen yhteystiedot

‍

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle,

jos kokee, ettei henkilötietoja käsitellä asianmukaisesti.

‍

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

‍